Segunda via certidão de nascimento: como pedir dos EUA

A segunda via da certidão de nascimento brasileira é pedida ao cartório de registro civil, diretamente ou pelo Portal do Registro Civil, e quem mora nos Estados Unidos pode recebê-la em formato eletrônico. Pedida pelo Portal, a versão impressa só é entregue no Brasil. Por isso, nesse canal, o caminho a partir dos EUA passa pela certidão eletrônica ou por uma pessoa de confiança que receba ou retire o papel no Brasil.Este texto trata da certidão de quem nasceu e foi registrado no Brasil. A segunda via de registro feito em consulado tem regra própria, explicada mais abaixo.

Quem emite a segunda via e onde fazer o pedido

O dever de emitir a certidão é do cartório. A Lei 6.015/1973, a Lei de Registros Públicos, obriga os oficiais de registro a lavrar certidão do que lhes for requerido (art. 16). A regra geral está no art. 17: “Qualquer pessoa pode requerer certidão do registro sem informar ao oficial ou ao funcionário o motivo ou interesse do pedido.” Essa regra tem limites para a certidão em inteiro teor e para os dados sensíveis, explicados mais abaixo.

O pedido não precisa ser feito no cartório de origem. Pela mesma lei, o interessado pode solicitar a qualquer cartório certidões eletrônicas de atos registrados em outro, por meio do Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (Serp) (art. 19, § 6º). O Serp é tratado na Lei 14.382, de 27 de junho de 2022, que inclui entre os objetivos do sistema o atendimento remoto aos usuários de todos os cartórios, pela internet (art. 3º, IV).

No registro civil, o Serp funciona pela Central de Informações de Registro Civil das Pessoas Naturais (CRC), organizada e mantida pelo Operador Nacional do Registro Civil das Pessoas Naturais (ON-RCPN). Pelo Provimento CNJ 149/2023, a adesão à CRC é obrigatória para todos os cartórios de registro civil do país, e eles têm de atender pedidos de certidão feitos por via postal, telefônica, eletrônica ou pela própria CRC (arts. 230, 232, § 1º, e 240).

O canal oficial de pedidos pela internet é o Portal do Registro Civil. Segundo a Agência CNJ de Notícias, o Portal é gerido pelo ON-RCPN, com apoio da Associação dos Registradores de Pessoas Naturais (Arpen-Brasil), e permite pedir pela internet outra via da certidão de nascimento, tanto física quanto digital.

O que o consulado faz nesse caso

Quem mora na Carolina do Norte é atendido pelo Consulado-Geral do Brasil em Washington, cuja jurisdição inclui também o Distrito de Colúmbia, Delaware, Kentucky, Maryland, Ohio, Virgínia e Virgínia Ocidental. Na página sobre nascimento: registro e segunda via, o Consulado informa que emite segundas vias de registros de nascimento efetuados em repartições consulares brasileiras no exterior, e só enquanto a certidão consular não tiver sido transcrita em cartório no Brasil. Depois da transcrição, o pedido vai ao cartório onde o registro foi transcrito ou ao Portal do Registro Civil.

Para quem nasceu e foi registrado no Brasil, a segunda via vem do cartório: na página sobre registro de casamento, o mesmo Consulado indica que segundas vias de certidões de nascimento e de casamento podem ser solicitadas em qualquer cartório de registro civil no Brasil ou pelo Portal do Registro Civil. O registro feito em repartição consular é tema da página de registro de nascimento e casamento no exterior.

Segunda via certidão de nascimento: os caminhos a partir dos EUA

Os Termos de Uso do Portal do Registro Civil são explícitos sobre o envio: a certidão em breve relato impressa é enviada pelo cartório emissor, pelos Correios, ao endereço cadastrado pelo requerente, e em nenhuma hipótese para endereço fora do território nacional. Para quem mora nos Estados Unidos, os caminhos são estes:

Caminho	Como funciona	Onde a certidão chega
Certidão eletrônica	Arquivo PDF assinado digitalmente pelo cartório emissor, com certificado digital	Na CRC, para baixar pelo Portal do Registro Civil
Breve relato impresso, pelos Correios	O cartório emissor envia por SEDEX ou carta registrada com aviso de recebimento	Somente em endereço no Brasil, como o de um parente ou de uma pessoa de confiança
Breve relato impresso, retirado em cartório	Retirada no cartório emissor ou em outro cartório escolhido pelo requerente	No balcão do cartório escolhido, no Brasil
Materialização da certidão eletrônica	Um cartório de registro civil integrante da CRC materializa em papel e assina fisicamente a certidão emitida em formato eletrônico	Em papel, no cartório, no Brasil

A certidão eletrônica é um arquivo PDF assinado digitalmente pelo cartório emissor. Segundo o Portal, ela tem a mesma validade jurídica da certidão impressa e pode ser usada apenas no formato eletrônico. A Lei 6.015 prevê que as certidões sejam fornecidas eletronicamente, com tecnologia que permita a identificação segura da sua autenticidade (art. 19, § 5º), e o Provimento 149/2023 exige formatos de longa duração, como o PDF/A, com certificado digital ICP-Brasil (art. 239, § 1º).

Dois cuidados práticos. A certidão eletrônica fica disponível na CRC por prazo determinado, e o Provimento 149/2023 proíbe o envio dela por e-mail comum (art. 239, § 2º). Por isso, convém baixar e guardar o arquivo assim que ele sair. Para conferir a autenticidade, o Portal indica o validador no endereço certidao.registrocivil.org.br/validar.

Se quem vai receber pedir a certidão em papel, confirme antes se aceita a impressão do arquivo ou se exige a via materializada em cartório. A materialização pode ser pedida a qualquer cartório de registro civil integrante da CRC (Provimento 149/2023, art. 239, § 4º). No caso do próprio Consulado-Geral em Washington, a página sobre registro de casamento informa que, se for emitida uma certidão digital assinada eletronicamente, não é preciso apresentar o documento físico no dia do agendamento.

Os dados para localizar o registro

O Portal exige a indicação do cartório onde foi feito o registro: sem essa informação, não é possível fazer o pedido. O nome do cartório aparece na certidão anterior ou no verso do RG expedido a partir de 1984. Também é recomendável informar o número do livro, a folha e o número do assento.

A matrícula, que o Provimento 149/2023 torna de inserção obrigatória nas certidões emitidas pelos cartórios de registro civil, na primeira e nas demais vias, reúne esses dados: entre os seus elementos estão o código do cartório, o tipo de livro, o livro, a folha e o termo (art. 473). Se a certidão antiga trouxer a matrícula, ela ajuda a fazer o pedido. Sem a certidão antiga à mão, o sistema de buscas do Portal cobre todos os estados e usa a base da CRC. O resultado da busca serve só para localizar o registro e não substitui a certidão.

O pedido no Portal, passo a passo

A Agência CNJ de Notícias descreve o pedido assim:

1. selecionar o estado, a cidade e o cartório de registro;
2. preencher os dados pessoais, como nome completo, data de nascimento e nome dos responsáveis registrados na filiação;
3. incluir as informações pedidas do documento original;
4. escolher o formato do documento, físico ou eletrônico (no físico, o passo seguinte é escolher o modo de envio, que só atende endereço no Brasil);
5. revisar os dados e finalizar o pedido.

Breve relato ou inteiro teor: qual certidão de nascimento pedir

A Lei 6.015 prevê a certidão em inteiro teor, em resumo ou em relatório conforme quesitos (art. 19). A certidão em resumo é chamada de breve relato pelo Provimento 149/2023 e pelo Portal. A certidão de nascimento menciona a data em que foi feito o assento, a data do nascimento por extenso e a naturalidade (art. 19, § 4º).

	Breve relato	Inteiro teor
O que traz	Só as informações previstas em lei ou ato normativo; outros dados do registro e das averbações saem por certidão por quesitos ou em inteiro teor	Segundo o Portal, a transcrição integral de tudo o que consta no livro do cartório (cópia digitada) ou a cópia integral do livro (cópia reprográfica)
Quem pode pedir	Acesso livre, sem requerimento nem identificação do requerente	Os próprios interessados, seus representantes legais e mandatários com poderes especiais, sem autorização do juiz; terceiros, se a certidão tiver dados sensíveis, só com autorização judicial
Requerimento	Não exige	Escrito, com firma reconhecida, assinatura digital ICP-Brasil ou gov.br, ou assinatura confrontada com o documento de identidade original, e com o motivo do pedido
Formato no Portal	Impresso ou eletrônico	Somente eletrônico, e pode depender de autorização prévia do juiz se o registro tiver dados sensíveis, sigilosos ou restritos

Sobre a procuração com poderes especiais, veja a página de procuração para o Brasil morando nos EUA.

Para quem mora fora, o detalhe útil está no art. 117 do Provimento 149/2023: o requerimento do inteiro teor pode ser assinado digitalmente, nos padrões ICP-Brasil ou pelo sistema gov.br, e enviado por e-mail ou pela CRC, sem ida ao cartório. Ele precisa trazer a identificação do requerente, o motivo do pedido em inteiro teor, o grau de parentesco com o registrado, se houver, e se o registrado é falecido ou não.

Qual das duas pedir é definição de quem vai receber o documento. O Portal orienta que, ressalvados documentos para fins consulares, os dados do breve relato costumam atender às exigências legais no Brasil, e a própria tela de pedido recomenda verificar com o órgão solicitante se o modelo é realmente necessário antes de pedir. Para uso nos Estados Unidos, vale o mesmo: confirme com quem vai receber.

Quanto tempo leva a emissão

O Provimento 149/2023 fixa um teto: encontrado o registro e pagos os valores devidos, a certidão é disponibilizada na CRC, em formato eletrônico, em prazo não superior a cinco dias úteis (art. 239). O Portal repete a regra, com até 5 dias úteis após a confirmação do pagamento, e lembra que o prazo de emissão não se confunde com o prazo de entrega, que pode ser maior quando a certidão segue pelos Correios.

O inteiro teor pode levar mais tempo. Se o registro tiver dados sensíveis, sigilosos ou restritos, pode ser necessária autorização prévia do juiz, o que, segundo o Portal, pode prolongar o prazo de envio. Em caso de recusa ou de atraso na expedição da certidão, a Lei 6.015 permite reclamar à autoridade competente (art. 20).

Certidão recente: quem define o prazo é quem recebe

Uma certidão nova não é cópia da antiga. Sempre que houver alteração posterior ao registro, o oficial tem de mencioná-la na certidão, ressalvadas hipóteses previstas na própria lei (Lei 6.015, art. 21). Por isso, a certidão nova mostra averbações feitas depois da anterior, como casamento, divórcio ou mudança de nome.

A Lei 6.015 e as seções do Provimento 149/2023 sobre certidões não fixam prazo geral de validade para a certidão de nascimento. O prazo de 90 dias aparece no Provimento em dois procedimentos de cartório. Para a alteração de sobrenome, “considera-se atualizada a certidão do registro civil expedida há, no máximo, 90 (noventa) dias” (art. 515-I, § 3º), e regra igual vale para o registro de união estável (art. 541, parágrafo único). Fora desses casos, o quanto a certidão precisa ser recente é exigência de quem recebe o documento.

Um exemplo: para o registro de casamento, o Consulado-Geral em Washington pede, de quem é solteiro, certidão brasileira de nascimento emitida há menos de seis meses. Sobre esse tema, veja se o casamento feito no exterior vale no Brasil. Antes de pedir a segunda via, pergunte ao órgão ou à instituição que vai receber qual prazo aceita.

Quando a certidão faz parte de um caso com outros documentos e exigências de órgãos diferentes, Elizabeth Gauker pode orientar qual certidão pedir, em que formato e o caminho até o uso final. Converse sobre o seu caso.

Quando a certidão vai ser usada nos Estados Unidos

Para produzir efeitos em país parte da Convenção da Apostila, o documento público brasileiro é legalizado exclusivamente por meio da apostila (Provimento 149/2023, art. 1º). Brasil e Estados Unidos são partes da Convenção. A apostila é feita no Brasil. Nas perguntas frequentes do CNJ, a resposta é direta: “Os consulados e embaixadas não prestam o serviço de apostilamento.” A sugestão do CNJ é encaminhar o documento a um parente ou responsável no Brasil, que pode pedir a apostila em seu nome. O cartório dá recibo de protocolo com prazo de entrega que não pode passar de cinco dias (art. 9º).

A certidão eletrônica também pode seguir esse caminho. O Provimento 149/2023 permite apostilar o documento eletrônico sem imprimi-lo, desde que esteja em formato compatível com o sistema do CNJ e assinado eletronicamente (art. 14). É o que a norma permite: se o cartório escolhido faz esse apostilamento e se quem vai receber nos EUA aceita a apostila eletrônica, confirme antes com cada um. O próprio Portal oferece, em alguns pedidos, a opção de apostilamento.

Se a certidão vai precisar de tradução, a resposta do CNJ é que “Depende da exigência do país em que o documento será apresentado”, e a orientação é consultar a representação do país de destino. A apostila também não muda a validade da certidão: segundo o CNJ, ela não vence e não prolonga o prazo de um documento que tenha prazo de validade.

Perguntas frequentes

Como posso obter uma certidão de nascimento no exterior?

Quem nasceu e foi registrado no Brasil pede a segunda via ao cartório de registro civil, diretamente ou pelo Portal do Registro Civil. Morando nos EUA, a opção que chega pela internet é a certidão eletrônica, um PDF assinado digitalmente. Pelo Portal, a impressa só é enviada para endereço no Brasil ou retirada em cartório. O Consulado-Geral em Washington emite segunda via apenas de registros feitos em repartição consular que ainda não foram transcritos em cartório no Brasil.

Quem pode pedir a certidão de nascimento de outra pessoa?

Como regra geral, a Lei 6.015 permite a qualquer pessoa requerer certidão do registro sem informar o motivo (art. 17). O Provimento 149/2023 dá acesso livre ao breve relato, sem requerimento nem identificação de quem pede (art. 113). O inteiro teor exige requerimento escrito e assinado, com o motivo do pedido (art. 117). Se a certidão for pedida por terceiros e tiver dados sensíveis, depende de autorização do juízo competente (art. 114, § 1º).

Onde tirar certidão de nascimento atualizada?

No cartório onde está o registro, em qualquer outro cartório de registro civil, a quem se pode pedir pelo Serp a certidão eletrônica de registro feito em outro cartório, ou pelo Portal do Registro Civil. A certidão nova traz as averbações posteriores ao registro. O prazo que torna uma certidão atualizada depende de quem recebe; no Provimento 149/2023, os 90 dias valem só para alteração de sobrenome e registro de união estável.

Quanto tempo demora a atualização da certidão de nascimento?

A emissão de uma nova via tem teto de cinco dias úteis contados da confirmação do pagamento, pelo Provimento 149/2023 e pelo Portal do Registro Civil. Esse é o prazo de emissão, não o de entrega: a impressa enviada pelos Correios, que pelo Portal só vai para endereço no Brasil, pode levar mais. O inteiro teor pode demorar mais quando o registro tem dados sensíveis, sigilosos ou restritos e depende de autorização do juiz.

Próximos passos

Antes de pedir, vale reunir os dados do registro (o cartório, o livro, a folha e o termo, ou a matrícula da certidão antiga), definir se o caso pede breve relato ou inteiro teor e perguntar a quem vai receber qual formato e qual prazo aceita. Com isso, fica claro se basta a certidão eletrônica ou se é preciso alguém no Brasil, seja para receber ou retirar o papel pedido pelo Portal, que só o envia para endereço no Brasil, seja para apostilá-lo.

A orientação sobre esses caminhos está na página de regularização de documentos brasileiros nos EUA. O atendimento é 100% online, para brasileiros nos 50 estados. Para conversar sobre o seu caso, entre em contato.